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行政專員/助理
5000-6000元2024-09-19李鎮(zhèn)江1. 辦公室管理與維護
環(huán)境維護:定期檢查并維護辦公區(qū)域的清潔度、整潔度和安全性,包括公共區(qū)域的衛(wèi)生、綠植的養(yǎng)護及辦公設備的擺放。
物資管理:管理辦公用品、耗材的采購、入庫、分發(fā)及庫存監(jiān)控,確保物資充足且合理使用,定期進行盤點,減少浪費。
設施協(xié)調:協(xié)調維修團隊處理辦公設施(如空調、照明、電腦設備等)的故障維修,確保辦公環(huán)境正常運轉。
2. 文檔管理與信息歸檔
文件整理:負責接收、分類、歸檔及保管各類行政文件、合同、報告等,確保信息的準確性和可追溯性。
電子文檔系統(tǒng):運用電子文檔管理系統(tǒng),如企業(yè)網盤、CRM系統(tǒng)等,對電子文檔進行有序存儲和快速檢索。
保密工作:遵守公司保密規(guī)定,妥善處理敏感信息,確保信息安全無泄露。
3. 會議與活動安排
會議籌備:協(xié)助組織會議,包括會議室預訂、會議材料準備、會議通知發(fā)送、會議記錄及后續(xù)跟進等。
活動策劃:參與公司內部活動的籌備與執(zhí)行,如年會、團建、慶典等,確保活動順利進行。
日程管理:為上級或團隊成員安排并管理日程,包括會議、出差、接待等,確保行程安排合理高效。
4. 訪客接待與通訊管理
前臺接待:負責來訪客人的接待、引導及信息登記,展現(xiàn)公司專業(yè)形象。
通訊管理:管理公司通訊錄,處理日常電話接聽、轉接及郵件收發(fā),確保信息傳達及時準確。
快遞收發(fā):負責公司快遞、包裹的收發(fā)、登記及分發(fā),保持通訊渠道的暢通。
5. 行政費用控制與報銷
預算編制:參與編制年度或季度行政預算,合理分配資源,控制成本。
費用報銷:審核行政相關費用的報銷單據(jù),確保其合規(guī)性,并協(xié)助完成報銷流程。
6. 跨部門協(xié)作與支持
溝通協(xié)調:作為各部門之間的橋梁,協(xié)調解決跨部門溝通中的問題,促進團隊協(xié)作。
項目支持:根據(jù)項目需要,提供必要的行政支持,如項目物資采購、活動籌備等。
總之,行政助理需要具備良好的組織協(xié)調能力、細致的工作態(tài)度和強烈的責任心,以高效、專業(yè)地完成各項行政任務,為公司的日常運營提供堅實的后勤保障。
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